· Référencement (mise en liste) de l’organisation dans le programme final du colloque
· Une copie de la liste finale des participants en format texte délimité
· Accès à une vaste communauté d’intervenants clés incluant environ 300 participants.
L’Exposition du Colloque national 2008 sur les métiers autochtones aura lieu le mercredi 11 juin 2008.
Centre des congrès de Victoria, rue 720 Douglas, Victoria, Colombie-Britannique, V8W 3M7
Installation
le mardi 10 juin à compter de 18 h 30
Démontage
le mercredi 11 juin à compter de 17 h 30
Tous les kiosques (espaces d’exposition) doivent être prêts et surveillés par quelqu’un à compter de 8 h 30 le 11 juin 2008 avant l’ouverture du colloque. Afin de bien servir les visiteurs ainsi qu’en guise de courtoisie à l’endroit des autres exposants, les exposants sont priés de s’assurer qu’il y a quelqu’un dans leur kiosque durant les heures de l’exposition.
Périodes d’affluence des visiteurs
Durant toutes les pauses de réseautage du colloque ainsi que l’heure du déjeuner.
S.v.p. remplir le formulaire d’inscription et contrat pour l’espace d’exposition disponible sur ce site Web.
La location de chaque espace inclut :
· Un espace de 8 pi. (profondeur) X 10 pi. (largeur) ou 2,5 m. X 3 m. (des espaces doubles sont disponibles sur demande)
· Un rideau arrière d’une hauteur de 8 pi.
· Un rideau latéral d’une hauteur de 3 pi.
· Table de 8 pi. drapée et munie d’une jupe
· 2 x chaises
· 1 x corbeille
· Services de sécurité.
La location de chaque espace n’inclut pas :
· Frais de services et de courtage à la douane
· Transport du matériel de l’exposant
· Frais de factage et d’entreposage
· Services électriques
· Sécurité additionnelle pour le kiosque
· Toute autre installation ou services requis par l’exposant
· Services de mise en caisse ou de déballage.
Le Centre des congrès de Victoria n’acceptera pas les envois anticipés du fret des exposants. Tous les matériaux doivent être expédiés par l’intermédiaire de Events on the Move (expéditions anticipées/fournisseur de manutention des matériaux). Si des matériaux sont expédiés directement au Centre des congrès de Victoria, le centre exigera des frais de manutention et d’entreposage. Pour les renseignements requis pour votre envoi à l’avance, la manutention de votre matériel ou les services de courtiers en douane, veuillez vous reférer au Formulaire de ‘Materials Handling ‘ ci-joint.
L’exposant peut louer des articles supplémentaires ou prendre certaines dispositions ( à ses frais ) par l’entremise du fournisseur de services d’exposition attitré, le Centre des congrès de Victoria.
· Le coût pour un espace simple est de 750 $ et de 1500 $ pour un espace double.
· Remplir la demande d’inscription et le contrat pour l’espace d’exposition et le retourner au Colloque national 2008 sur les métiers autochtones, a/s du Conseil des ressources humaines autochtones (CRHA). L’espace d’exposition n’est réservé que lors de la réception du paiement. Celui-ci doit être effectué lors de la signature du contrat. Veuillez libeller votre chèque au nom de : Colloque national 2008 sur les métiers autochtones.
· Le Colloque national 2008 sur les métiers autochtones se réserve le droit de vendre de nouveau l’espace d’exposition si l’organisation ne fait pas parvenir le contrat signé et le paiement dans les 30 jours de la réception de la demande.
· Le colloque se réserve le droit de refuser tout contrat et toute demande d’espace d’exposition ainsi que le droit de modifier à son gré les règlements régissant les espaces d’exposition.
· Toute demande d’annulation doit être soumise par écrit au Colloque national 2008 sur les métiers autochtones au plus tard 30 jours avant l’événement. Veuillez noter qu’un frais d’annulation de 25 % s’appliquera dans un tel cas. L’exposant signifiant son retrait après le 8 mai 2008 n’aura droit à aucun remboursement ou transfert des sommes payées. L’exposant est entièrement responsable du coût de son exposition ainsi que des taxes applicables.
· Un espace d’exposition doit être occupé par un maximum de deux personnes. Les exposants souhaitant participer aux séances et activités de la conférence doivent remplir le formulaire d’inscription au colloque (en ligne) et faire parvenir leur paiement au CRHA afin d’être un délégué lors du colloque.
· En remplissant et en soumettant le contrat et la demande d’espace d’exposition (voir le site Web de l’événement), vous autorisez le Colloque national 2008 sur les métiers autochtones à recueillir des renseignements personnels pour traiter la demande, communiquer avec vous et vous renseigner sur les projets et activités du Colloque national 2008 sur les métiers autochtones. Ce consentement peut également comprendre le partage des renseignements à une tierce partie aux fins de gérer des aspects des activités réservées aux exposants.
Responsabilités de l’exposant :
Le Centre des congrès de Victoria, leurs successeurs et tout agent ou employé de celui-ci ne seront aucunement responsables de la sécurité ou des biens de l’exposant, de l’agent ou de l’employé s’ils sont victimes de vol, de dommages causés par l’incendie, d’accident ou d’autres incidents. Le Colloque national 2008 sur les métiers autochtones et le Centre des congrès de Victoria et tous leurs représentants, employés et agents (« la direction ») seront exemptés ou indemnisés pour toute réclamation pour blessure, dommage, destruction ou perte causés par un exposant. De plus, ils seront exemptés ou indemnisés pour toute réclamation pour blessure à un exposant ou à un de ses représentants, agents ou employés.
Restrictions imposées à l’exposant :
Le Colloque national 2008 sur les métiers autochtones se réserve le droit de refuser toute exposition ou partie d’exposition qu’il juge inappropriée ou contraire au caractère de la conférence. Le Colloque national 2008 sur les métiers autochtones devra imposer des limites aux kiosques qui peuvent devenir désagréables ou nuire aux kiosques voisins ou à d’autres activités en raison du bruit, de leur mode de fonctionnement, du matériel ou de toute autre raison.
Aucun exposant ne commettra un acte contrevenant aux droits et privilèges fournis conformément à cette demande à un autre exposant. Les entrevues, démonstrations, distribution de documents, de fournitures et de souvenirs doivent avoir lieu à l’intérieur de l’espace d’exposition. Seules les compagnies ayant loué l’emplacement peuvent s’adonner à des activités de sollicitation, de démarchage ou de distribution de matériel publicitaire ou à l’utilisation d’enseignes. Il est interdit à l’exposant de distribuer des circulaires, des catalogues ou d’autre matériel publicitaire de firmes qui ne sont pas des exposants.
Droits et privilèges :
L’exposant accepte de respecter les règles et la réglementation adoptées par la direction au mieux des intérêts de l’exposition. De plus, l’exposant accepte que la direction a le dernier mot sur l’adoption de toute règle ou de toute réglementation jugée nécessaire avant, durant ou après l’exposition. La direction se réserve le droit d’annuler ce contrat et de conserver l’espace d’exposition si l’exposant ne respecte pas toutes les conditions matérielles de ce contrat ou refuse de se soumettre aux règles et à la réglementation de l’exposition. Dans un tel cas, l’exposant renoncera aux dommages intérêts découlant de tout paiement relatif à la location d’un emplacement et toute occupation de cet emplacement.
La présente demande n’accorde des droits à l’exposant qu’en vertu du consentement écrit du Colloque national 2008 sur les métiers autochtones.
Règlement relatif aux incendies :
Tous les exposants doivent se soumettre aux exigences du Service d’incendies de la ville de Victoria et du Centre des congrès de Victoria. Les décorations, les rideaux et les tissus doivent être à l’épreuve du feu.
Règlement relatif à l’électricité :
Tous les exposants doivent satisfaire aux exigences de BC Hydro et du Centre des congrès de Victoria en matière d’électricité. Cela signifie que tout le matériel électrique utilisé doit être homologué CSA. Si vous prévoyez exposer du matériel électrique ne portant pas l’étiquette CSA, veuillez communiquer avec le CRHA. Le défaut de se conformer pourrait entraîner la révocation des privilèges d’exposant.
Assurances / Responsabilité :
L’exposant prendra soin d’assurer tous ses biens sur les lieux de l’exposition et durant leur transport, y compris l’obtention d’une assurance des pertes d’exploitation, s’il y a lieu. Le Colloque national 2008 sur les métiers autochtones, le CRHA et le Centre des congrès de Victoria ne pourront être tenus responsable de la perte ou des dommages causés aux biens, peu importe la façon dont les biens ont été perdus ou endommagés. L’exposant doit détenir une assurance incendie ainsi qu’une assurance de responsabilité civile.
