Élaborer un protocole d’entente

Un protocole d’entente est une déclaration d’accord, signée (et parfois rédigée) conjointement en vue de permettre la réalisation d’un certain type d’alliance ou de partenariat. Il pourrait s’agir, par exemple, d’une route d’accès qui traverse une propriété détenue par une bande ou d’une scierie « partagée » appelée à devenir une coentreprise. Le protocole d’entente est souvent précédé d’une lettre d’intention signée par chacune des parties.

Points à considérer lors de la rédaction d’un protocole d’entente :

• Qui sont les partenaires concernés?
• De quel type d’accord s’agit-il (sous-traitance, coentreprise, autre)?
• En quoi consiste le projet et quel en est l’objet?
• Quelle est la durée effective de l’accord (six mois, un an)?
• Qui s’occupera de gérer les affaires courantes relatives à l’exécution et au maintien du protocole d’entente?
• Établir une procédure claire de la façon dont les partenaires peuvent se retirer de l’accord si chacune des parties n’y trouve pas son compte.
• Définir clairement les risques et les responsabilités de chacune des parties.
• Quel sera le processus décisionnel? Qui sera un membre votant? Les décisions seront-elles prises par consensus?
• Si les parties doivent obtenir une rétribution, quels en sont l’échéancier et les particularités?
• Où le projet sera-t-il situé et quel partenaire hébergera le personnel?
• Élaborer une stratégie commerciale pour le projet en déterminant les logos, les sites Internet et qui aura droit à la plus grande visibilité dans l’affichage. Il faut s’assurer que le nom des fournisseurs de fonds du projet paraissent partout dans la publicité.
• Quelle sera la procédure à suivre pour accepter de nouveaux partenaires dans le projet?
• Quelle sera la procédure à suivre pour apporter des modifications à l’accord?
• De quelle manière les conflits naissants seront-ils gérés?
• L’un des partenaires court-il un plus grand risque (ex. : entente de financement avec le gouvernement) et de quelle manière ce risque sera-t-il déterminé?